ייעוץ עסקי - עובדים בעידן הזום

שלב תיאום הדיון – חשוב שיבינו מה מטרת הדיון. זה נכון שבדרך כלל לדיון מוגדרת מטרה, אבל חשוב שלפני כן ישלחו המשתתפים כיוונים שהם רוצים לפתח (סוג של תיאום ציפיות) ו/או לקבל מענה להם בדיון זה. הדבר מצריך מכולם להשקיע מחשבה בהעלאת כיוונים, בשאלות ובהגדרת מטרות לדיון זה.
האינטראקציה שלפני הדיון בין המשתתפים והידיעה לגבי כיוונים אשר יועלו שם, מייעלות מאוד את האפקטיביות של ישיבה זו.

צ'ט פעיל – הצ'ט הופך להיות משמעותי מאוד גם במסרים אישיים וכמובן גם לכולם. ישנן ישיבות בהן המשתתפים מכינים מראש קישורים למאמרים למצגות ולסרטונים שחלקם מיועדים לצפייה במהלך הישיבה. דבר חשוב נוסף – האופציה לייצר הודעות אישיות בצ'ט תוך כדי דיון. מניסיוני האישי – הקשר הישיר תוך כדי דיון עם אחד המשתתפים, משפר את מהלך הדיון ומייצר משימות חשובות ליישום.

ווטסאפ – ניתן להקים את קבוצת הישיבה ולהעלות מידע רלוונטי. דרך אגב, ראיתי ישיבות בהן המשתתפים מקליטים תוך כדי הישיבה הערות חשובות ומוודאים שהמשתתפים יקשיבו להן לאחר מכן.

סיכומי ביניים – אני ממליץ למי שמוביל את הדיון להעלות את המינון של סיכומי ביניים, כדי לראות שכולם מסונכרנים ומבינים. אנו בעידן של הפרעות קשב מכל הכיוונים.

עמידה בזמנים – במהלך החודשים האחרונים אני מקיים עשרות ישיבות ומפגשים. אני משתתף בישיבות שאימצו את ההתנהלות של מפגשי BNI. שלד ישיבה עם לוח זמנים קשיח כולל טיימר לכל חלק בישיבה. בהתחלה זה מעורר צחוק, מהר מאוד למדתי שזה מייעל וממקד ואף מחייב את האנשים לתכנן את הזמן של מה שהם מעלים בישיבות. בחלק מהישיבות היה נוהל של רישום הערות בצ'ט, שלאחר מכן זוכות להתייחסות.

מינגלינג לפני הישיבה – חלקו של המינגלינג בעבודה חשוב מאוד, מה יחליף אותו בעידן הזום? אין תחליף טוב, אבל אלו שמגיעים 5-10 דקות לפני כן לחדר הזום ומתחילים ב SMALL TALK זה מייצר משהו לא פורמלי אבל חשוב. מה שיפה הוא שיודעים בדיוק מתי כל אחד נכנס לחדר והאם הדיון מוקלט. כל אלו מסייעים לשוחח בחופשיות.

תיאומים של ישיבות – כל נושא תיאומי הפגישות עובר לתוכנות חכמות, אשר מוצאות את הזמן המתאים למספר משתתפים ומייצרות את הפגישה ביומן. אני אישית עושה שימוש ב DOODLE, יש לפני ואחרי, השקעת הזמן לתיאומים ירדה אצלי לפחות ב-50%.

יצירת חוויות משמעותיות מגבשות ומניעות את האנשים ביום יום – נושא אחרון חביב אבל לדעתי החשוב ביותר. נחשפתי לפעילויות, כמו: קפה וירטואלי – זמן מוגדר בו עולות לאוויר קבוצות (תוכנן מראש) ומשוחחות על הא ועל דא. יש חברות שבנו פייסבוק פנים ארגוני המשמש "פינת קפה".