ייעוץ עסקי - עובדים בעידן הזום

ברור לכולנו, שהקורונה כאן להישאר ולא לחודש או חודשיים.
לפניכם כמה תובנות חשובות, חלקן מראיון מעניין עם רונית אטד, מנכ"לית "מייקרוסופט" בתוכנית של ערן גפן,
חלקן מהיום-יום שלי בחברות ומתוך מאמרים מעניינים שקראתי.

המחיר שמשלם העסק בעידן הזום

הקשר הוירטואלי משדר אפקטיביות, אבל ברור לנו שבכל מה שקשור לשפת גוף, לקשר עין, לתקשורת בין אנשים – כאן ישנם חסכים משמעותיים.
למשל, ויכוחים בין מספר אנשים. למרות שאנחנו ממליצים תמיד לנהל ישיבה רגועה, יש שם מידע רב, שלא עובר בשיחות זום.
המידע הזה חיוני. ניתן לדמיין זאת כמשפך של מידע, שהחלק העליון שלו הוא חסר בגלל התקשורת הזומית, ומכאן שבסופו של דבר בחלק התחתון יהיו חסרות תובנות שהיו נבנות על בסיס מידע ראשוני שהיה מגיע אלמלא הקורונה.

מה עושים? פשוט מנסים לצמצם נזקים

שלב תיאום הדיון – חשוב שיבינו מה מטרת הדיון. זה נכון שבדרך כלל לדיון מוגדרת מטרה, אבל חשוב שלפני כן ישלחו המשתתפים כיוונים שהם רוצים לפתח (סוג של תיאום ציפיות) ו/או לקבל מענה להם בדיון זה. הדבר מצריך מכולם להשקיע מחשבה בהעלאת כיוונים, בשאלות ובהגדרת מטרות לדיון זה.
האינטראקציה שלפני הדיון בין המשתתפים והידיעה לגבי כיוונים אשר יועלו שם, מייעלות מאוד את האפקטיביות של ישיבה זו.

צ'ט פעיל – הצ'ט הופך להיות משמעותי מאוד גם במסרים אישיים וכמובן גם לכולם. ישנן ישיבות בהן המשתתפים מכינים מראש קישורים למאמרים למצגות ולסרטונים שחלקם מיועדים לצפייה במהלך הישיבה. דבר חשוב נוסף – האופציה לייצר הודעות אישיות בצ'ט תוך כדי דיון. מניסיוני האישי – הקשר הישיר תוך כדי דיון עם אחד המשתתפים, משפר את מהלך הדיון ומייצר משימות חשובות ליישום.

ווטסאפ – ניתן להקים את קבוצת הישיבה ולהעלות מידע רלוונטי. דרך אגב, ראיתי ישיבות בהן המשתתפים מקליטים תוך כדי הישיבה הערות חשובות ומוודאים שהמשתתפים יקשיבו להן לאחר מכן.

סיכומי ביניים – אני ממליץ למי שמוביל את הדיון להעלות את המינון של סיכומי ביניים, כדי לראות שכולם מסונכרנים ומבינים. אנו בעידן של הפרעות קשב מכל הכיוונים.

עמידה בזמנים – במהלך החודשים האחרונים אני מקיים עשרות ישיבות ומפגשים. אני משתתף בישיבות שאימצו את ההתנהלות של מפגשי BNI. שלד ישיבה עם לוח זמנים קשיח כולל טיימר לכל חלק בישיבה. בהתחלה זה מעורר צחוק, מהר מאוד למדתי שזה מייעל וממקד ואף מחייב את האנשים לתכנן את הזמן של מה שהם מעלים בישיבות. בחלק מהישיבות היה נוהל של רישום הערות בצ'ט, שלאחר מכן זוכות להתייחסות.

מינגלינג לפני הישיבה – חלקו של המינגלינג בעבודה חשוב מאוד, מה יחליף אותו בעידן הזום? אין תחליף טוב, אבל אלו שמגיעים 5-10 דקות לפני כן לחדר הזום ומתחילים ב SMALL TALK זה מייצר משהו לא פורמלי אבל חשוב. מה שיפה הוא שיודעים בדיוק מתי כל אחד נכנס לחדר והאם הדיון מוקלט. כל אלו מסייעים לשוחח בחופשיות.

תיאומים של ישיבות – כל נושא תיאומי הפגישות עובר לתוכנות חכמות, אשר מוצאות את הזמן המתאים למספר משתתפים ומייצרות את הפגישה ביומן. אני אישית עושה שימוש ב DOODLE, יש לפני ואחרי, השקעת הזמן לתיאומים ירדה אצלי לפחות ב-50%.

יצירת חוויות משמעותיות מגבשות ומניעות את האנשים ביום יום – נושא אחרון חביב אבל לדעתי החשוב ביותר. נחשפתי לפעילויות, כמו: קפה וירטואלי – זמן מוגדר בו עולות לאוויר קבוצות (תוכנן מראש) ומשוחחות על הא ועל דא. יש חברות שבנו פייסבוק פנים ארגוני המשמש "פינת קפה".

 

יועץ עסקי מומלץ, בני פלומן

בני פלומן - יועץ עסקי

לסיכום, ניתן לייעל ולקצר את משך הדיונים על-ידי הכנה מוקדמת של המשתתפים, הקצאה ומדידה של זמנים, פעילות של הצ'ט בצורה אפקטיבית והפעלת וואטסאפ לפני הישיבה ואחריה כדי לסגור קצוות.
והנושא החשוב הוא יצירת חוויות, אלו נוצרות כשהמצלמה נכנסת הביתה ומשתפת את היום-יום, הרמות כוסית ואירועים חברתיים משודרים, פורטל פנימי להעלאת סרטונים וכד'.
ותהיו עם יד על הדופק בכל מה שקשור למצב מנטלי של העובדים שלכם.


מרגישים עדיין שאתם זקוקים לייעוץ מקצועי ויד מכוונת? שמי בני פלומן ואני יועץ עסקי, יועץ ארגוני, מנטור עסקי, מאמן אישי למנהלים, מאמן עסקי למנהלים אשמח לספק גם לכם שירותי ייעוץ שיווקי ועסקי מקצועי המותאמים עבור העסק שלכם ככפפה ליד.
כחלק משירותיי הרבים, אני משמש כיועץ שיווקי לעסקים קטנים, יועץ שיווקי ואסטרטגי לחברות גדולות, בינוניות וקטנות ממגוון רחב של תחומים בתעשייה. אני מזמין אתכם לשיחת ייעוץ מקצועית בת שעה (חינם וללא כל התחייבות) בה אוכל להתרשם מאסטרטגיית השיווק של העסק שלכם ולהבין את הצרכים המיידיים והעתידיים שלכם.

צרו עמי קשר עוד היום במספר: 052-420-3043, או השאירו את הפרטים שלכם בטופס מטה ונציג מטעמי יחזור אליכם בהקדם.
בהצלחה!